Microsoft Acess 2007

Introdução ao Microsoft Access 2007

O Access é um aplicativo da Microsoft Corporation, que tem a finalidade de auxiliar o usuário no desenvolvimento e manipulação de arquivos de bancos de dados. Com o Access o gerenciamento de todas as informações de uma empresa, por exemplo, pode ser feito a partir de um único arquivo, podendo integrar todos os departamentos e funções desta empresa. O Access pode ser usado também por profissionais liberais e até mesmo por usuários comuns. Para os primeiros, o programa é um excelente meio de se ter o cadastro de clientes e pacientes, no qual podem ser incluídos fatos e dados e, para os usuários comuns o Access pode ser usado para criar, por exemplo, um catálogo de CDs, julgando ser este usuário um colecionador de jóias da música. Mas, não fica por ai. A gama das possibilidades abertas pelo Microsoft Access é muito grande: pense em algo a ser organizado em um arquivo e este programa o atenderá muito bem.

Alguns Conceitos Básicos

·      Dado: elemento ou base para a formação de um juízo, o dado quanto à disponibilidade deve ser conservado e gerenciado de forma que ele esteja sempre disponível quando solicitado;

·      Informação: ato ou efeito de informar ou informa-se, elemento básico para a tomada de decisões. Não possui valor se não for capaz de ser encontrada e preparada a tempo. É um conjunto de conhecimentos sobre alguém ou alguma coisa.

·      Banco de dados: trata-se de um conjunto de informações, normalmente agrupados por um determinado tema, as quais um usuário recorre a fim de obter dados sobre um cliente, um paciente, um produto e etc.

·      Chave primária (primary Key): é de grande importância que você entenda o conceito de chave primária, quer dizer que estamos informando ao Access 2007 que não pode haver dois registros (ocorrências) com o mesmo valor da chave primária.

     Um exemplo de chave primária é o CPF que é único, ou seja, não existem duas pessoas com o mesmo número de CPF, então quando se define um registro como sendo chave primária quer dizer que não existirá repetição de dados. Eles podem ser utilizados como um índice para os demais campos da tabela do banco de dados. Nesta chave não podem existir valores nulos ou repetidos.

A figura a seguir mostra o organograma com os passos para a criação do banco de dados:

 

Abrindo o aplicativo

Passo a Passo

1-      Clique no botão iniciar do Windows e aponte o mouse sobre o menu Todos os programas. No final, clique no ícone da Microsoft Access.

2-      urgirá para você à tela inicial do Access 2007, veja a seguir:

 

3-      Escolha a opção Banco de Dados em Branco. Ao clicá-la, aparecerá no canto inferior direito a opção para escolher o local onde será criado. Pode-se deixar onde está ou escolher um local no seu computador. Feito isto, clique no botão Criar.

4-      Após criar um Banco de Dados em branco você será direcionado para a tela principal do Access 2007, na qual é criado o seu próprio banco (tabelas, formulário, consultas relatórios e macros). Veja figura a seguir.

Elementos de um Banco de Dados

Vamos conhecer detalhadamente a janela Banco de Dados mostrada na figura acima. Nela encontraremos as seguintes guias. Um banco de dados do Access, por uma vez, é constituído de 7 objetos, sendo que, pelo um deles é item obrigatório. Tais objetos de bancos de dados são:

·      Tabela: utiliza para armazenar seus dados, é o principal elemento do Access 2007. É um conjunto de dados sobre determinado assunto, como clientes ou fornecedores, por exemplo. Utilizar uma tabela separada para cada assunto possibilita que você as armazene apenas uma vez, o que torna seu banco de dados mais eficaz e diminui erros de entrada de dados;

·      Formulário: serve para visualizar, introduzir e modificar com facilidade os dados diretamente em uma tabela. É o elemento de comunicação entre o banco de dados e o usuário;

·      Consulta: são usadas para encontrar e recuperar apenas os dados que atendem as condições especificadas pelo usuário. É usada para visualizar, modificar e analisar dados de diferentes formas;

·      Relatório: é uma forma eficiente para mostrar seus dados em um formato impresso. Pode-se imprimir um relatório que agrupe dados, por exemplo;

·      Macro: é um conjunto de uma ou várias ações na qual cada uma executa uma operação diferente, como fechar um formulário ou abrir uma tabela, por exemplo. As macros deixam seu Banco de Dados automatizado.

Dica: como planejar seu banco de dados? Você deverá focalizá-lo, ou seja, detalhes, entrada de dados, distribuição, manutenção e saídas têm de ter um propósito. (Escolha quais tabelas deverá criar (cada tabela possui um único assunto), que campos mais característicos e exclusivos da Tabela), e revise sua estrutura, caso necessite.

 

Tabela

            Como foi mostrado anteriormente, as tabelas servem para armazenar seus dados. Suponha que um a tabela denominada clientes possua apenas dados sobre clientes, e a tabela produtos apenas dados sobre os produtos. Usando uma tabela separada para cada tipo, você nunca insere dados duplicados, tornando o armazenamento de dados mais hábil e eliminando um pouco de erros de entrada de dados. Antes de você criar outros elementos para o seu banco de dados, como formulários, por exemplo, é obrigatório criar suas tabelas, pois é justamente por meio delas que você consegue criar outros elementos (formulário, consultas, macros etc).

Criando uma Tabela

            Quando é criado um novo banco de dados, você é direcionado para a tela do Access 2007. Nessa tela você já pode criar sua primeira tabela. Elas podem ser visualizadas de duas formas, no Modo Design ou no Modo Folhas de Dados, como mostra a seguir:

 

·      Modo Design: usada para criar a tabela;

·      Modo Folha de dados: usada para inserir dados na tabela.

     Vamos criar agora nossa primeira tabela. Para isso, siga os próximos procedimentos:

Passo a Passo

1-      Dê um clique na opção Modo de Exibição e selecione Modo Design.

 

2-      Surgirá a caixa de diálogo Salvar como. Nela você definirá um nome para sua tabela (no nosso caso será Clientes) e depois clicará em OK para continuar veja figura abaixo.

3-      Sua tabela Clientes foi criada, agora você criará os campos, que neste caso podem ser nome, endereço, telefone, bairro, cidade e o código do cliente. O código será a chave primária, ou seja, neste campo não é aceita repetição de dados e o tipo de dados será a numeração automática, o restante (nome, endereço, bairro, CEP) será dados do tipo texto. Preencha a sua tabela conforma mostra a figura a seguir:

            As tabelas podem ter dados de diversos tipos, como os mostrados na figura a seguir:

            Veja a seguir as características dos dados inseridos na tabela Clientes:

·         Memorando: caracteres alfanuméricos longos que possuem até 64.000 caracteres;

·         Número: valores numéricos;

·         Texto: caracteres alfanuméricos que possuem até 256 caracteres;

·         Moeda: valor monetário;

·         Data / hora: datas e horas;

·         Auto Numeração: valor numérico que é incrementado automaticamente;

·         Sim / Não: valor booleano;

·         Objeto OLE: gráficos ou figuras.

Na parte inferior da tela pode-se visualizar uma lista de propriedades referentes aos campos descritos anteriormente, veja figura abaixo

            Agora vamos conhecer os detalhes sobre a descrição de cada um dos campos:

·      Tamanho do campo: os campos de texto nas tabelas do banco de dados do Access 2007 não poderão ter mais de 256 caracteres. Exemplo: no campo Nome defina seu tamanho de como 60. Quer dizer que o nome terá no máximo 60 caracteres;

·      Formato: mostra os dados e números em determinado formato de exibição, como, data completa ou moeda;

·      Máscara de entrada: mostra caracteres de formação em determinado campo para que eles não tenham de ser colocados e garante que os dados inseridos se ajustam à máscara;

·      Legenda: mostra uma etiqueta que não é etiqueta padrão, por exemplo, nome do campo, para novos formulários e relatórios Valor Padrão.

·      Regra de validação e Texto de validação: limita os dados colocados em um campo a valores que atendam a determinada exigência;

·      Requerido: requer que os dados sejam colocados em um campo;

·      Permitir comprimento zero: aceita que uma seqüência de caracteres de comprimento zero seja guardada em um campo texto ou memorando;

·      Indexado: acelera buscas em campos freqüentemente procurados.

1-   Vamos agora salvar a tabela Clientes. No nome Clientes clique com botão direito e na lista suspensa clique em salvar, veja figura abaixo:

Preenchimento da tabela

            Lembre-se que, como o campo Código é do tipo Auto Numeração, não entre com os dados diretamente nele; quando o cursor estiver neste campo, apenas tecle (Tab). Abaixo, uma lista de teclas que o ajudarão a manipular os dados numa tabela:

8888888888888888888888888888888888888888888888888888888888888888888888

Tab: permite avançar o cursor para o campo seguinte.

Shift + Tab: permite retroceder o cursor.

Enter: idem à tecla Tab.

Setas de navegação do teclado: alterna a seleção dos campos: à esquerda, acima,à direita e abaixo, respectivamente. Em exceção, se seu conteúdo não estiver selecionado, as teclas (seta à esquerda e seta à direita) apenas fazem com que o cursor se desloque entre os caracteres para a esquerda e para a direita, respectivamente. Combinadas com a tecla (Ctrl), as duas setas permitem movimentações especiais do cursor, como saltar palavra por palavra e mover a seleção do primeiro para o último registro naquele determinado campo.

F2: pressione esta tecla quando quiser colocar em modo de edição o conteúdo de um campo.

Delete: exclui o caractere imediatamente à direita do cursor, a cada vez que é teclada. Se todo o conteúdo estiver selecionado e pressionar (Delete), o campo se tornará vazio.

Formulários

Os formulários são utilizados para muitos propósitos. Pode-se criar um formulário para a entrada de dados de alguma tabela, criar uma caixa de diálogo personalizada para receber a entrada do usuário e em seguida executar uma ação de acordo com esta entrada, ou criar um formulário menu de controle para abrir outros formulários ou relatórios. Todos os dados em um formulário são contidos em controles, tais controles são objetos gráficos que, distribuídos no formulário, mostram informações, executam ações ou a ilustram, tornando mais fácil sua leitura.

Pode-se criar um formulário por meio do assistente de formulário. O Assistente acelera o processo de desenvolvimento, pois acaba fazendo todo o trabalho básico.

Criando um Formulário Utilizando o Assistente

            Os procedimentos a seguir o ajudarão a criar um formulário utilizando o Assistente do Access 2007.

Passo a Passo

1-      Vamos utilizar o nosso banco de dados criado anteriormente. Abra-o e clique na aba Criar > Mais Formulário > Assistente de formulário, como mostra a figura a seguir:

1

2

3

 

2-      Surgirá à caixa de diálogos Assistente de formulário, escolha a tabela para a criação dele (em nosso exemplo será a tabela Clientes). Escolha os campos que parte do seu formulário (no nosso exemplo serão todos e clique em Avançar:

Antes

Depois

 

3-      Na tela que surge escolha o layout para o seu formulário. No nosso exemplo será utilizado a opção Coluna Clique em Avançar:

4-      Escolha agora o estilo para o seu formulário assim como desejar (no nosso exemplo utilizaremos Access 2007). Clique em Avançar para continuar:

5-      Nessa opção definiremos um nome para o nosso formulário como a tabela em questão é a de Clientes usaremos o mesmo nome em nosso formulário. Existe a opção de abrir o formulário já com dados ou de modificar o design do formulário. Marque a opção Abrir o formulário para visualizar ou inserir informações e clique em Concluir:

6-      Seu formulário foi criado com sucesso por meio do Assistente de criação. Veja o resultado na Figura a seguir:

7-      Veja na Figura abaixo os detalhes do formulário:

Primeiro Registro

Próximo Registro

Novo registro (em branco)

Registro anterior

Último registro

 

Parte da janela de estrutura de um formulário. Possibilidade de remanejamento dos elementos para modificar sua aparência original.

Consultas

            A consulta é um dos recursos mais importantes do Access 2007. Com elas, o usuário pode filtrar, ordenar e agrupar duas ou mais tabelas, podendo assim criar tabelas virtuais e subconjuntos de registros, que atendam a determinada necessidade dos seus sistemas.

            Uma consulta é uma pergunta feita ao Access 2007 a respeito dos dados de suas tabelas. Pode-se perguntar dentro de uma tabela do salário, por exemplo, se o usuário deseja ter os dados de quem ganha mais.

            O tipo de consulta mais usado é o de seleção. Uma consulta de seleção recupera informações de uma ou mais tabelas usando métodos especializados pelo usuário, e em seguida os dados são mostrados na ordem em que você deseja. Suponha que você queira visualizar alguns produtos de determinada marca no seu banco de dados da tabela produtos. Em vez de buscar em toda a tabela, pode-se estruturar uma consulta que mostre apenas os dados que você deseja.

Tipos de consulta

O Access 2007 possui diversos tipos de consulta. São elas:

·         Consulta Seleção: como comentamos anteriormente este tipo de consulta é o mais usado, ele seleciona campos e registros a partir de uma ou mais tabelas. Recupera dados nos quais se podem atualizar os registros com pequenas restrições. Pode-se também usá-lo para agrupar registros e calcular somas, contagens, médias e outros tipos de totais;

·         Consulta de Tabela de Referência Cruzada: agrupa informações em categorias e mostra os dados no formato de uma planilha resumidamente. Uma consulta de tabela de referência cruzada mostra valores resumidos como: somas, contagens e médias de um campo em de um campo em uma tabela. Esta consulta agrupa os dados em um conjunto de fatos relacionados de cima para baixo, ao longo da lateral esquerda da folha de dados e em outro conjunto de fatos relacionados de um lado a outro na parte superior da folha de dados;

·         Consulta Parâmetros: aceita que uma consulta seja executada para determinar diferentes conjuntos de informações, em função de um ou mais parâmetros que são fornecidos antes de sua execução. Esta consulta, quando executada, mostra sua própria caixa de diálogo dados como critérios para recuperação de registros ou um valor que você deseje inserir em um campo. Pode-se estruturar a consulta para solicitar mais de um elemento de informação. Suponha que possa estruturá-la para lhe solicitar duas datas. O Access 2007 pode recuperar todos os registros estabelecidos entre essas duas datas. A consulta parâmetro também é favorável quando usada como base para formulários mensais com base em uma Consulta Parâmetro. Quando você imprimir o relatório, o Access 2007 mostrará uma caixa de diálogo perguntado o mês em que você quer que o relógio aborde: defina um mês e o Access 2007 imprimirá o relatório adequado;

·         Consulta Ação: aceita que os dados sejam arrastados ou modificados. As consultas desse tipo subdividem-se em quatro tipos: exclusão, atualização, acréscimo e criar tabela;

·         Consulta Exclusão: remove um grupo de registro de uma ou mais tabelas. Suponha que se posa usar uma Consulta Exclusão para remover produtos que estão em uso ou para os quais dos registros inteiros, e não apenas os campos selecionados dentro dos registros;

·         Consulta Atualização: ela cria modificações globais em um grupo de registros em uma ou mais tabelas. Suponha que se você tenha uma tabela de cadastro de possíveis fornecedores. Quando eles se tornarem fornecedores, você deverá cadastrá-los na tabela de Fornecedor. Para evitar uma digitação de todos esses dados novamente, poderá desenvolver uma Consulta Acréscimo e acrescentá-las em sua tabela Fornecedor;

·         Consulta Criação de Tabela: aceita a criação de uma tabela, a partir de outras tabelas ou consultas. Não esqueça que uma consulta apenas reúne os dados de outras tabelas. Ela não é uma tabela propriamente dita. A consulta Criação de Tabela é útil para:

- criar uma tabela para exportar dados para outros bancos de dados do Access 2007;

- criar relatórios que mostrem dados a partir de determinada data;

- criar uma cópia de backup de uma tabela;

- criar uma tabela de histórico que possua registros antigos. Suponha que você poderia criar uma tabela que guardasse todos os seus pedidos antigos, antes de removê-los de sua tabela Pedidos atual.

Criação de Relatório

Para criar um relatório utilizando a tabela Fornecedores do banco de dados Exercício de Fixação, siga os próximos passos:

Passo a Passo

1.    Na janela do banco de dados Exercício de Fixação clique na Aba Criar e em seguida em Assistente de Relatório (Figura abaixo).

2.    Surgirá a caixa de diálogo Assistente de Relatório. Na caixa de listagem selecione a tabela Fornecedores; escolha também os campos que farão parte do seu relatório. No nosso exemplo será escolhido Código do Fornecedor, Nome do Contato, Cargo do contato e Endereço, como mostra a figura a seguir:

3.    Clique no botão Avançar. A próxima caixa de diálogo pergunta se você quer criar algum tipo de Agrupamento. Clique apenas em Avançar (Figura abaixo):

4.    Na próxima tela escolha a classificação que deseja para os seus registros e em seguida clique em Avançar (figura abaixo):

5.    Escolha agora como deseja ordenar o seu relatório. No nosso exemplo, foi utilizado o layout como Tabela e a orientação como Retrato. Marque também a opção Ajustar a largura do campo para que todos os campos caibam em uma página. Feito isso clique no botão Avançar (Figura abaixo):

6.    Agora escolha (no estilo do seu relatório, no nosso exemplo será o estilo Access 2007), e clique novamente em Avançar (Figura abaixo):

7.     

8.    Escolheremos agora seu nome. Coloque Fornecedores para o nosso exemplo, e marque a opção Visualizar os relatórios. Clique em Concluir para finalizar (Figura abaixo):

9.    Pronto, seu relatório foi concluído com sucesso (Figura abaixo).

Criando Etiquetas

Um relatório muito usado em aplicações de banco de dados são as etiquetas de endereçamento, usadas na postagem de cartas e mala-direita. No mercado existe uma grande diversidade de etiquetas como diferentes tipos e tamanhos; muitas etiquetas são próprias para impressoras que utilizam formulário contínuo, outras para impressoras a laser. O assistente de Etiqueta inclui as opções necessárias para a seleção e impressão da maioria dos tipos de etiquetas disponíveis comercialmente.

Para criar etiquetas de endereçamento, para a tabela Fornecedores o Assistente siga as etapas a seguir:

Passo a Passo

1.    Na janela banco de dados Exercício de Fixação clique na aba Criar e em seguida em Etiquetas. Surgirá para você a caixa de diálogo Assistente de Etiquetas. Escolha as especificações que deseja e clique em Avançar (Figura abaixo):

2.    Na próxima caixa de diálogo que surge escolha a fonte a ser utilizada e clique novamente em Avançar (Figura abaixo):

3.    Agora escolha o campo que vai pertencer a sua etiqueta (no nosso exemplo apenas o Nome e Endereço). Clique em Avançar (Figura abaixo):

4.    Escolha como você deseja classificá-la e clique novamente em Avançar (Figura abaixo):

5.    Na etapa final você definirá o nome para a sua etiqueta (no nosso exemplo será Etiquetas Fornecedores). Clique em Concluir para finalizar (Figura abaixo):

6.    Etiqueta concluída (Figura abaixo):

Botões de comando

Como estudamos anteriormente as macros são poderosas e podem melhorar bastante o modo como você ou outros usuários interagem com seu banco de dados. Imagine que se podem abrir formulários, imprimir relatórios com um simples clique em um botão. Para tornar tarefa possível, pode-se criar um botão de comando a um formulário.

Você usa um botão de comando em um formulário para iniciar uma ação ou um conjunto de ações. Para que um botão de comando tenha alguma ação vinculada, deve-se escrever uma macro ou um procedimento de evento e o anexar á propriedade Ao Clicar do Botão.

Siga os passos a seguir para inserir um botão de comando a um formulário de Cadastro de Fornecedores que imprima um registro:

1.    Abra o formulário Fornecedores em Modo Design. Aumente a área de detalhe arrastando para baixo o rodapé do formulário (Figura 10.1):

2.    Crie um botão com a ferramenta Botão de comando.

3.    Ao ser adicionado no formulário será aberta a caixa de diálogo Assistente de botão de comando. Escolha Operação de registro na caixa de Categorias e Imprimir registro na caixa Ações. Clique no botão Avançar para continuar (Figura 10.2):

4.    Na tela que surge perguntando se você deseja texto ou imagem no botão, arque a opção Texto e clique em Avançar (Figura 10.3):

5.    Nomeie como Imprimir registro para o botão e clique em Concluir. O botão foi criado com sucesso. Alterne para o modo Formulário e teste o botão de comando (Figura 10.4):

            Por meio desse pequeno exemplo você poderá criar muitos outros botões. Pode-se criar um menu com os botões para chamar outros formulários, por exemplo: isto dependerá exclusivamente do que deseja e de sua criatividade.

Exercícios Práticos

Exercício 01

Crie um novo banco de dados com o nome Exercício de Fixação seu nome/turma e salve-o. Precisaremos deste exercício futuramente. No seu banco de dados crie duas tabelas e crie também um relacionamento entre elas, (esse relacionamento será do tipo um para muitos e a integridade referencial será imposta).

Dados da tabela:

Nome do Campo	Tipos de Dados
Código do Fornecedor	Numeração Automática
Nome da Companhia	Texto
Nome do Contato	Texto
Cargo do Contato	Texto
Endereço	Texto
Cidade	Texto

Tabela Fornecedores.

Nome do Campo	Tipos de Dados
Código do Fornecedor	Numeração Automática
Nome da Companhia	Texto
Nome do Contato	Texto
Cargo do Contato	Texto
Endereço	Texto
Cidade	Texto

Tabela Produtos

1-   Inicialmente vamos criar o banco de dados. Para isso abra o Access 2007.

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2-   Como o Access 2007 aberto, insira o nome para o novo banco de dados.

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3-   Agora vamos criar as nossas duas tabelas. Clique sobre a Tabela 1, que aparece, assim que você cria o banco de dados, como o botão direito do mouse, e na lista suspensa clique na opção Modo Design.

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4-   Na caixa de diálogo Salvar como, insira um nome para a nova tabela e em seguida em OK.

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5-   A tabela será criada no Modo Design. Crie os dados que foram descritos no início deste Exercício.

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6-   Agora feche a tabela. Surgirá uma caixa de diálogo perguntando se você deseja salvar as alterações feitas. Clique em Sim:

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7-   Excute o mesmo procedimento para a tabela Produtos. Acesse a aba Criar > Tabela:

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8-   Siga os mesmos passos dos tópicos 4,5,6, não esquecendo que o nome da tabela agora é Produtos.

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9-   Insira os dados que foram descritos no início deste exercício:

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10-    Pronto, agora feche a tabela e salve-a da mesma forma da anterior.

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11-    Vamos analisar agora como está nosso banco de dados.

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12-    Agora vamos criar nosso relacionamento. Acesse a aba Ferramentas de Banco de Dados e clique na opção Relações.

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13-    Surgirá a caixa de diálogo Mostrar tabela.

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14-    Insira as duas tabelas e clique em Fechar.

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15-    Clique sobre o campo Código do Fornecedor da tabela Fornecedor da tabela Produtos.

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16-    Surgirá para você a caixa de diálogo Editar Relações. Nesta caixa é definida a integridade referencial. Para que ocorra esta integridade marque a opção Impor integridade Referencial, e em seguida em Criar para continuar.

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17-    Agora feche o relacionamento. Aparecerá uma caixa de diálogo questionando-o se deseja salvar as alterações feitas. Clique em Sim.

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18-    Existe uma outra opção para salvar as alterações feitas. Assim que você terminar o relacionamento, clique com o botão direito do mouse na palavra Relações no canto superior esquerdo. Em seguida é só em Salvar.

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19-    Finalizamos aqui nosso pequeno exercício de fixação. Lembre-se que futuramente necessitaremos dele para dar continuidade ao nosso aprendizado.

Exercício 02

1-      Crie um pequeno banco de dados para armazenar dados a respeito de filmes que já tenha visto, incluindo campos como: Código Título, diretor, Atores Principais, Categoria, Observações e Nota para o filme.

2-      Nomeie o banco de dados como VÍDEOTECA e a primeira tabela como CATÁLOGO.

Exercício 03

1-      Gere uma tabela que seja cópia de consulta Funcionários, através de uma consulta ação do tipo “criar tabela”.

2-      Acrescentem dados na tabela de Alunos e atualize sua cópia, através de uma consulta atualização.

3-      Crie uma consulta do tipo Exclusão para eliminar um dado registro (solicitado pela caixa de diálogos) na tabela Alunos.

4-      Crie consultas para o banco de dados Videoteca, caso tenha gerado como exercício prático no capítulo anterior.

Exercício 04

1-      Crie novos formulários, inclusive, com origem em consultas existentes neste banco de dados.

2-      Abra a estrutura do formulário Controle e inclua novos botões, que abram os formulários mais recentes.

Exercício 05

1-      Gere mais algumas páginas de acesso a dados, referentes às demais tabelas deste banco de dados.

2-      Crie macros que permitem abrir tais páginas de acesso a dados, bem como executar outras especificadas pelo seu instrutor.

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